مفاهيم ومصطلحات الادارة المعاصرة

كل ما تريد ان تعرفه عن تقنيات المقابلة الشخصية والتفاوض

مفهوم المقابلة الشخصية

 المقابلة الشخصية (Interview) هى لقاء رسميّ يعتمد على التقدّم بطلب أو عرض قضيّة مُعيّنة للمسؤول عن العمل .،

 مفهوم التفاوض

 التفاوض (Negotiation) هو تطبيق عمليّة المُفاوضة بين أكثر من طرف لكلٍّ منهم وجهة نظره وأهدافه واحتياجاته ، وتهدف عملية التفاوض إلى الوصول لاتّفاق يُساهم في تسوية قضيّة ما ذات أهميّة مُشتركة بين الأطراف، أو للمُساهمة في حلّ نزاع مُعيّن. 

تقنيات المقابلة الشخصية والتفاوض

 إنّ تطبيق كلٍّ من المُقابلة الشخصية والتّفاوض في بيئة الأعمال يُساهم في تحقيق النّجاح والوصول إلى النّتائج المطلوبة، ويعتمد استخدام المُقابلة الشخصية والتّفاوض على مجموعة من التقنيات الخاصة بهما، والآتي معلومات عنها:

 تقنيات المقابلة الشخصية

 يعتمد نجاح المقابلة الشخصية في تحقيق أهدافها على مجموعة من التّقنيات، هي:

 التخطيط للمُقابلة:

 هو الأسلوب الذي يعتمد على مجموعة من الأمور المُهمّة، هي:
- التوقيت :
هو وجود وقت كافٍ للمُقابلات الشخصية ، مع توفير مدّة زمنيّة مُتساوية لكلّ المُرشَّحين للمقابلة.
- قراءة السيرة الذاتيّة:
 هي الوسيلة التي تُساعد في معرفة المرشح للمُقابلة والمُواصفات الخاصة به؛ من أجل تحديد الأمور التي تحتاج إلى مزيد من التّوضيح. 
- مكان المُقابلة: 
هو الموقع الذي تتمّ فيه المُقابلة، ويجب أنّ يكون بمساحة مُناسبة، ويُساعد في التركيز على الفرد الذي تتمُّ مُقابلته، كما من المُهمّ أن يكون المكان مريحاً ويُوفّر مجموعة من المُميّزات، مثل التّهوية، والتّدفئة، والإضاءة، وتقليل تأثير الضوضاء. 

إعداد المرشحين للمُقابلة:

 من التقنيات المُهمّة التي تتضمّن توفير معلومات كافية للأفراد المُرشّحين عن طبيعة المُقابلة ومُتطلّباتها، والتّاريخ الخاصّ بها، كما من المُهمّ تقديم المُساعدة لهم من خلال الأمور الآتية:
- تزويد المُرشَّحين في المقابلة ببطاقات تحمل أسماءهم. 
- شرح هيكليّة المُقابلة ومدّتها الزمنيّة. 
- سؤال المرشّحين في حال كان عند أحدهم أيّة استفسارات. 

هيكل المُقابلة:

 هو من التّقنيات الرئيسيّة التي تُساهم في تحسين نوعيّة وطبيعة المُقابلات الشخصية ؛ لأنّه يُؤدّي إلى تحقيق الآتي: 
- ضمان عدم تضييع أيّ شيء مُهمّ. 
- مُتابعة كيفيّة تنظيم الوقت اللازم للمقابلة . 
- المُساهمة في التنسيق بين المُرشَّحين للمُقابلة. 

تقنيات الأسئلة التى تتم فى المقابلة الشخصية :

 هي الاهتمام في أنّ يُشكّل حديث كلّ مُرشِّح ما يُعادل 70% - 80% من إجماليّ وقت المُقابلة، ويُساهم في تحقيق الهدف الرئيسيّ منها؛ وهو الحصول على معلومات عن المُرشّح، والآتي بعض من الأسئلة المُستخدَمة في هذه التّقنية: 
- الأسئلة المفتوحة: هي الأسئلة التي تُساعد المُرشّحين في إضافة المعلومات، والتّعبير عن آرائهم حول شيء ما، كما تُساهم في تشجيعهم للبدء في الحديث، وغالباً ما يبدأ هذا النوع من الأسئلة بكلمات مُعيّنة، مثل ماذا، وكيف، ولماذا. 
- الأسئلة المُغلقة: هي الأسئلة التي تَعتمد على وجود إجابات مُحتَملة، وغالباً تتمُّ الإجابة عنها باستخدام نعم أو لا، ويُعَدُّ هذا النوع من الأسئلة مُفيداً للتأكّد من الحقائق، أو فهم طبيعة الإجابات الخاصّة بالمُرَشَّحين، أو من أجل التّمهيد للانتهاء من المُقابلة. 

تقنيات الاستماع: 

هي اهتمام المُشرفين على المُقابلة في الاستماع للمُرشَّح الذي سوف يتحدث بالكثير من المعلومات؛ لذلك من المُهمّ تذكُّرها واستخدامها من أجل ربطها مع المَهارات الرئيسيّة. 

تقنيات التّفاوض 

يعتمد تطبيق التّفاوض الناجح على استخدام المُفاوِضين لمجموعة من التّقنيات، هي:

- تنفيذ المفاوض لواجباته: 

يعتبرمن أهم التّقنيات الخاصّة في التفاوض؛ إذ يجب أنّ يأتي المُفاوِض إلى طاولة المُفاوضات وهو مُستعدّ للمُشاركة في التفاوض، ومن المُهمّ الحصول على بيانات حول الأطراف المُشاركين في المُفاوضات، ممّا يُساهم في البدء بعمليّة التفاوض. 

- تطبيق مقياس العدد:

هو أسلوب يستخدمه المفاوض من أجل قياس مدى القوّة بينه وبين نظيره المُشارك في التّفاوض، ومن الأمثلة على استخدام هذا التّرقيم وضع مجموعة من الأرقام من 1 - 10 وإضافة شرح أو تفسير لكلّ رقم، وتُساعد هذه التّقنية في التّعامل بطريقة مُباشرة مع المشارك في التفاوض. 

- عدم التركيز فقط على الفوز:

هي التّقنية التي تُشير إلى أنّ التفاوض ليس نوعاً من أنواع المنافسة ؛ لأنّ المفاوض الناجح يجب ألّا يُفكّر في هزيمة المشاركين فى التفاوض ، بل من المُهمّ تحديد الأهداف، وتطبيق الإجراءات المُناسبة، والأفعال المطلوبة للوصول إليها. 

- الاستعداد لتقديم شيء ما: 

هو الاعتماد على تفعيل المرونة في التّفاوض؛ إذ يجب إدراك أنّ المُفاوضين لن يحصلوا على كلّ شيء أثناء المفاوضات ؛ لذلك من المُهمّ الحرص على التّعامل المرن، مثال، عند التفاوض مع تاجر لشراء مُنتج مُعيّن يجب أنّ يكون المُفاوض على استعداد لتقديم سعر أعلى للمُنتَج. 

- الحصول على استراحة:

هي من تقنيات التّفاوض التي لا تعني مُغادرة قاعة الاجتماع، بلّ من المُهمّ في مُعظم الأحيان الحصول على استراحة أثناء التّفاوض خصوصاً عند الوصول إلى طريق مسدود في المُفاوضات. 

- توضيح المفاهيم الخاطئة:

هي التّقنية التي تُساهم في توضيح أيّة مفاهيم خاطئة؛ إذ من الشّائع أثناء المُفاوضات ان ينتج سوء فهم عن شئ ما ؛ لأنّ كلّ أطراف المُفاوضة يفترضون ما يقولونه لبعضهم، ممّا قد يُؤدّي إلى حدوث خلافات بينهم؛ لذلك من المُهمّ الحرص على معرفة النّظرة الخاصّة في كلّ طرف حول المُفاوضة، وهكذا يستطيع المُفاوض فهم سبب عدم تحقيقه للأشياء التي يريدها من وجهة نظره. 

- استخدام الذكاء العاطفيّ: 

هو تقنية تسمح للمُفاوض بإدارة عواطفه، كما إنّها تُساعد على حلّ المُشكلات.